Büroassistent der Beigeordneten (m/w/d)
Vollzeit @Stadt Halle (Saale) veröffentlicht vor 1 Monat auf Jobkreis Im Verwaltung Engere Wahl E-Mail schreibenStellenbeschreibung
Der Geschäftsbereich Bildung und Soziales sucht zum 1. Januar 2025 Verstärkung für das Büro der Geschäftsbereichsleitung. Unsere Aufgabe ist es, die Stadtverwaltung und ihre Partner (m/w/d) dabei zu unterstützen, ihre Bildungs-, Sozial- und Gesundheitsangebote im Sinne einer lebenswerten Stadt weiterzuentwickeln. Dazu gehört die Identifizierung von Herausforderungen und Potenzialen, die Suche nach Lösungen sowie die Entwicklung und Koordination entsprechender Maßnahmen. Werden Sie Teil des Geschäftsbereiches Bildung und Soziales und gestalten Sie die Zukunft unserer Stadt aktiv mit!
Ihre Aufgaben sind:
Sie managen das Büro der Beigeordneten, einschließlich der Post und der elektronischen Kommunikation sowie der Koordination des Besucherverkehrs und der Sekretariatsablage
Sie koordinieren Termine und den Tagesablauf für die Beigeordnete
Sie schreiben die Korrespondenz und Protokolle der Dienstberatungen
Sie organisieren Sitzungen, Pressetermine und Veranstaltungen der Beigeordneten und sind für die Vor- und Nachbereitung sowie die Betreuung verantwortlich
Sie erstellen und betreuen Beschlussvorlagen und kontrollieren die Beschlüsse im Ratsinformationssystem SessionNet
Sie erstellen und überprüfen Präsentationsunterlagen
Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Führung von Statistiken bzw. Datenbanken
Erforderlich sind:
eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine erfolgreich abgeschlossene 3-jährige bzw. kürzere gleichgestellte kaufmännische Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I
mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz einer Führungskraft
Erwünscht sind:
Kenntnisse in der Protokollführung und zur DIN 5008
Kenntnisse in den MS Office-Anwendungen Word, Excel, Outlook und PowerPoint
sichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Team-, Konflikt- und Kritikfähigkeit
Zuverlässigkeit und hohe Motivation
Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft
Organisationsvermögen und Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
sehr gute Umgangsformen, hohe kommunikative Kompetenz sowie ein freundliches und ausgeglichenes Auftreten
Wir bieten:
ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in der Entgeltgruppe 8 TVöD (ab 3.281,44 € bis 3.995,85 € brutto)
eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit ist möglich)
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
eine umfassende Einarbeitung
Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 18. August 2024. Die Bewerbung ist auf unserer Homepage www.karriere.halle.de möglich.
Für fachspezifische Fragen stehen Ihnen Katharina Brederlow, Beigeordnete für Bildung und Soziales, unter der Telefonnummer 0345 221-4085 zur Verfügung. Organisatorische Fragen beantwortet Ihnen Oliver Hoppe im Fachbereich Personal unter der Telefonnummer 0345 221-6145.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.
Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.
Stadt Halle (Saale)
Der Oberbürgermeister
